Zo willen we u een eindeloos en vaak omslachtig heen en weer geloop besparen tussen de diverse stedelijke, maar ook niet-stedelijke instellingen (Lokale Politie Tongeren, Technische Ploeg, Lokale Economie, Dienst Secretariaat en Informatie, De Lijn, rechtbanken, …). 

Voor de organisatie van uw activiteit bezorgt u tijdig en schriftelijk (per brief, mail of fax) uw aanvraag aan de cultuurdienst.  Deze schriftelijke aanvraag bevat, naast een beknopte algemene beschrijving van uw activiteit (inclusief data en tijdstippen) een volledige opsomming van al hetgeen u aan het stadsbestuur vraagt.  Mogelijke vragen zijn:

· algemene toelating tot de organisatie van een activiteit (bv. optochten, fuiven, …)

· aanvragen met betrekking tot het nemen van tijdelijke verkeerstechnische maatregelen (bv. het tijdelijk verkeersvrij maken van een wijk, …)

· aanvragen tot gebruik van materialen die door het stadsbestuur ter beschikking worden gesteld van verenigingen (bv. tafels, stoelen, podiumelementen, vlaggenmasten, …)

· aanvragen tot gebruik van stedelijke gebouwen (bv. Begijnhofkerk, stedelijke sporthal, …)

· aanvragen met betrekking tot de bekendmaking van de geplande festiviteiten (bv. opname in het stadsmagazine, …)

· diverse aanvragen en toelatingen (maaien van het gras op het openbaar domein voorafgaand aan de activiteit, machinaal borstelen van de openbare weg, …)

Belangrijk: Vermeld in deze schriftelijke aanvraag steeds uw naam en contactgegevens (adres en telefoonnummer waarop u tijdens de kantooruren bereikbaar bent).

Nadat wij uw aanvraag ontvangen hebben kunnen wij aan de slag en nemen wij voor u contact op met de diverse diensten en verzamelen we de nodige adviezen alvorens een volledig dossier ter goedkeuring aan het College van Burgemeester en Schepenen voor te leggen.  Nadat het Schepencollege een beslissing heeft genomen wordt u per brief op de hoogte gebracht van de genomen beslissing.  Deze brief bevat tevens een overzicht van richtlijnen, adviezen en opmerkingen die werden ontvangen van de betrokken diensten en waar u als organisatie rekening mee dient te houden.

U bezorgt één aanvraag aan de cultuurdienst/evenementenloket en u ontvangt ook slechts één antwoordbrief … eenvoudiger kan haast niet.

Cultuurdienst - cultuurcentrum de Velinx

Dijk 111

3700 Tongeren

tel: 012 26 05 21

e-mail:  cultuurdienst@stadtongeren.be