Iedereen kan toegang vragen tot bestuursdocumenten van de stad Tongeren (Bestuursdecreet van 7 december 2018).
Het decreet definieert een bestuursdocument zeer ruim: “Alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”.
Het moet dus gaan om informatie die gematerialiseerd is op een drager: op papier (schriftelijke stukken, documenten, notulen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, enzovoort), op elektronische dragers (bestanden, e-mails, cd-roms), op auditieve of visuele drager.
Voorwaarden
In principe zijn alle bestuursdocumenten openbaar. Maar in de wetgeving zijn wel een aantal uitzonderingen voorzien. De algemeen directeur bekijkt of uw aanvraag valt onder deze uitzonderingen.
Een aanvraag tot toegang kan bijvoorbeeld (geheel of gedeeltelijk) worden geweigerd als het gaat om:
- bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn;
- interne communicatie;
- informatie van persoonlijke aard;
- vertrouwelijke commerciële of industriële informatie;
- auteursrechterlijk beschermde informatie.
Procedure
Een aanvraag tot inzage gebeurt steeds schriftelijk. In de aanvraag staat duidelijk:
- uw naam en correspondentieadres
- het bestuursdocument waar het over gaat en uw keuze voor inzage of een afschrift.
Binnen 20 kalenderdagen krijgt u een antwoord. Als de gevraagde informatie moeilijk tijdig te verzamelen is of moeilijk te toetsen is aan de wettelijke uitzonderingen, kan deze termijn verlengd worden tot 40 kalenderdagen.
Na een positieve beslissing, krijgt u toegang tot het gevraagde bestuursdocument (inzage, afschrift en/of uitleg).
De algemeen directeur kan ook beslissen om de toegang niet of slechts gedeeltelijk toe te staan. Tegen deze beslissing kunt u binnen 30 kalenderdagen een beroep instellen bij de Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Het secretariaat van deze beroepsinstantie is gevestigd bij Vlaamse Overheid, departement Kanselarij en Bestuur, Havenlaan 88 bus 20 te 1000 Brussel.